Console Séolan et travail collaboratif
La Console Séolan vous permet de partager documents et informations au sein de votre organisation et/ou avec vos partenaires externes et de mettre en oeuvre des espaces de travail collaboratifs sécurisés en mode intranet et extranet.
Gestion documentaire
Le module Gestion documentaire offre de puissantes fonctions pour gérer et partager tous types de documents : documents bureautique, images, fichiers, contenu textuel,....
Les documents comportent :
- une notice : ensemble de champs structurés fournissant une information sur le document
- un ensemble de fichiers : liste des fichiers qui sont inclus dans le document. Tous les formats sont acceptés (PDF, Word, Excel, PowerPoint, tous types d'images,....)
- des commentaires émis par les utilisateurs
- le journal des modifications : événements (création, modification, etc)
Les accès et actions sur les documents et les informations sont dépendants des profils des utilisateurs (groupes) et des droits associés.
Structure de la base documentaire
La base documentaire est constituée de dossiers et de documents.
Il est possible de définir autant de dossiers et sous-dossiers que souhaité, ce qui permet de décrire des structures de classification extrèmement riches.
Le module offre la gestion de modèles documentaires, c'est-à-dire de structures pré-définies de dossiers et/ou de documents avec gestion de droits associés.
Les personnes habilitées à créer ou modifier un dossier peuvent très facilement ajouter ou modifier des documents. Les mises à jour se font à l'aide de formulaires.
L'interface permet la sélection multiple de fichiers à attacher à un document.
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Gestion de types de documents
L'interface d'administration permet la création de différents types de documents dont les champs peuvent être spécifiques. Ces champs sont typés : texte, numérique, date, sélection (liste de valeurs), champ chrono, ...
La création d'un nouveau type de documents génère automatiquement les formulaires de saisie et de modification.
Recherche avancée
La recherche avancée sur la base documentaire offre une combinaison de recherche plein texte et de recherche multicritères.
Fonctions Push et Pull
Le module dispose de fonctions d'abonnement : lorsqu'un dossier est modifié (ajout, modification ou suppression d'un document), l'utilisateur abonné en est automatiquement averti et notifié par mail (mode "push").
Une fonction "Avertir" est également disponible : elle permet à un utilisateur de déclencher et d'envoyer une notification par mail (mode "pull").
Gestion de l'interface Mail / Base documentaire
Un couplage spécifique entre la base documentaire et votre email vous permet d'intégrer de manière automatique dans votre base documentaire des emails contenant des pièces attachées.
Agendas partagés
Le module de gestion d'agendas est adapté aussi bien à la gestion d'
agendas personnels, partagés ou non, à la mise en oeuvre d'
agendas de ressources (salles de réunion, véhicules, etc...) qu'à la visualisation d'un
calendrier d'événements.
Chaque utilisateur a la possibilité de paramétrer son agenda :
- Affichage Jour/Semaine/Mois
- Navigation par échéance (semaine suivante/mois suivant par exemple) ou par date
- Gestion des conflits de date ou non
Il est possible de définir des
catégories d'événements globales et locales à chaque agenda. Ces catégories peuvent être associées à des ressources diverses : salle, équipement,... .
Une fonction de
notification d'événements par e-mail est également disponible.
Le module de gestion d'agendas autorise la
synchronisation depuis Outlook ainsi que depuis la plupart des solutions d'assistants personnels.
